Atualmente tem se visto inúmeras dificuldades por partes das organizações quando se trata de iniciativas BPM (Business Process Management), porém temos também alguns avanços no entendimento da importância e necessidade desta utilização, mas vemos ainda que é necessários alguns ajustes por parte também de quem implementa para que se possa ter um gerenciamento efetivo e mensurável dos resultados de forma técnica e quantificativa.
Iniciar uma Iniciativa de BPM: Por Onde Começar?
Neste cenário surge algumas dúvidas em relação a estratégia de como iniciar a aplicação de BPM nas organizações que podem ser na instituição de um departamento de processos internos ou na contratação de consultorias especializadas e neste cenário vejo que podemos ainda verificar duas opções de desenvolvimento por parte da consultoria que são: realizar a prestação dos serviços aplicando a metodologia e realizando a operacionalização, e/ou realizar um trabalho de implantação do departamento interno, agindo assim, na forma de repasse do conhecimento e preparando um legado de maneira técnica, efetiva e continua.
Porém em todas estas opções as empresas, deve encarar estas iniciativas como projeto (com início, meio e fim, focado na entrega de produto/resultado), para que logo seja evidenciado os resultados e nada melhor do que pensar por projeto com aplicação de metodologias ágeis e concisas, assim os resultados irão aparecer de forma rápida, técnica, palpável e com agregação de valor evidente para todos.
Segmentando os Resultados: Resultado Consultivo e Operacional
Como o próprio nome do artigo diz, entende-se que os resultados devem serem segmentados para se ter maior lucidez no gerenciamento global na divulgação e aplicação, assim podem serem apresentados em duas etapas como: “RESULTADO CONSULTIVO E OPERACIONAL”.
Resultado Consultivo
O Resultado Consultivo seria o “Substrato Documental”, ou seja, toda a elaboração de documentos aplicados que deverão ser encarados como o primeiro resultado dos trabalhos/projeto, seja de origem “Interna ou de Publicações”, entende-se como Interna as documentações auxiliares utilizadas no desenvolvimento (agendas, listagens, apresentações, posicionamentos, etc). Já os de Publicações entende-se como os entregáveis acordados/descritivo na metodologia que serão disponibilizados para o público interessado tais como (fluxogramas, relatórios gerenciais, matriz de indicadores, entre outros).
Resultado Operacional
O Resultado Operacional seria a “Implantação dos Processos”, ou seja, a efetividade de todos os esforços debatidos em reuniões, melhorias de softwares, entrevistas, workshop, treinamentos, protótipo de automação dos processos, alinhamento de pessoas, aquisições de estrutura física, entre outros, tudo que englobaria de fato o resultado palpável para a empresa, porém de forma a ser aplicado na prática seguido de um plano de ação estruturado.
Podemos concluir que a iniciativa BPM pode ser colocada em prática de forma integral e de fato é o que ocorre em geral, mas quando colocado em forma de miniprojeto e distribuído e fases menores dentro de cada miniprojeto o controle e os resultado ficam mais efetivos, evidentes e mais claros tanto para a empresa quando para os seus implementadores e/ou partes interessadas, porém isso não descaracteriza um Projeto Global.
A questão é que muitas das vezes estas iniciativas começam numa visão integrada de projeto e acaba por dificultar o controle geral para todos, nos âmbitos das entregas, conclusões, acompanhamento, interação, etc…. Assim o artigo tenta trazer a importância de se mesclar o gerenciamento de Projetos com as técnicas e metodologias de BPM e de se fazer o uso da segmentação Consultiva e Operacional.
Este artigo foi criado em uma estreita parceria entre o Wiseit e Clézio Alcântara.
